ETİK - İHBAR HATLARI ÜZERİNE...

05.10.2025

 

Kurumlar kendileriyle ilgili suistimal ya da çeşitli ihlallerden birden fazla kanal vasıtasıyla haberdar olabilmektedir. Bu kanallardan biri de etik - ihbar hatlarıdır. Bu bildirim kanalları şirket içi kaynaklardan oluşturulabilir ya da bu hizmeti sağlayan kurumlar vasıtasıyla da edinilebilir.

 

İlkin kurum kaynaklarıyla oluşturulan etik hatlara değinmek gerekirse, işe hattın ismiyle başlamak faydalı olabilir.

 

Adını “ihbar hattı” olarak ele alırsak eğer, şahsi kanaatimiz farklı bir isimle isimlendirilmesinin daha doğru olacağı şeklindedir. Zira “ihbar" kelimesi bir çok kişiye  göre “samimi” bir kelime değildir. Bu nedenle etik hat vb. gibi bir isim insanlara çok daha yakın gelebilmektedir ki bunun önemli bir husus olduğunu düşünmekteyiz.

 

Kelimenin yarattığı hissiyat ile başlanmasının nedeni, aslında bunun bir iletişim kanalı olmanın ötesinde bir anlam içeriyor olmasıdır.

 

Etik hattının tesis edilmesi, ondan yeterli faydayı elde etmek için tek başına yeterli olmayabilir. Bu hattın tanıtılması, özendirilmesi, kurum genelinde etik bilincin yaygınlaştırılması, bunun bir parçası olarak dile getirme prensibinin önemli bir kurumsal temayül haline getirilmesi (ve kontrol ortamını daha iyi hale getirebilecek aksiyonların alınması vb.) bir çok hususun birlikte dikkate alınması gerekecektir. Bu süreçte kurum içinde bir yandan tanıtıma yönelik faaliyetler gerçekleştirilirken bir yandan eğitim; bir yandan da personelin tanık olduğu hususları iç huzuruyla anlatabilmesini güvence altına alacak yazılı prosedürlerin oluşturulması çalışmaları eş zamanlı yürütülmelidir.

 

Bütün bunlar bir binanın donatıları gibi düşünülebilir. Binanın temeli ise çok daha soft bir konu olan şirket kültürü ve iletişimdir.

 

Kurum içinde en yukarıdan aşağıya ve en aşağıdan yukarıya olacak şekilde açık iletişim kanallarının bulunması; açıklık, şeffaflık, dürüstlük, erdemlilik ve bunun gibi insana has önemli niteliklerin kurum genelinde desteklenmesi çok kıymetlidir.

   

Hattın ne şekilde işleyeceği; diğer bir deyişle, hangi kanallardan oluşacağı da belirlenmelidir. Tarafımızca tavsiye edilebilecek kanallar, e-posta, websitesi üzerinden, telefon yoluyla (ve kurumsal WhatsApp vb. ortamlar) ve posta kanallarıdır. Bu dört kanaldan da bilgi alınması yoluna gidilmesi faydalı olabilecektir. Günümüzde az da olsa posta yoluyla bilgi iletimi de söz konusu olabilir.

 

Bu iletişim kanallarına dair bilgilerin nerede ve nasıl sergileneceği, kurum tercihine ve önceliğine göre değişiklik gösterebilir. Önemli olan bilgi paylaşımına teşvik edecek ve anonimliği sağlayabilecek yapının tesis edilmesidir.

 

İletilen bilgilerin kim/kimler tarafından değerlendirileceği bir diğer önem arz eden husustur. Bu noktada kurum işleyişine vakıf ve yanıltılması (yönlendirilmesi) kolay olmayacak kişiler olması (mümkünse kıdemli personelden seçim yapılması) önerilir. Zira iletilen her husus doğrudan tanıklığa dayanmayabilir. Yine iletilen her husus, yeterli açıklıkta olmayabilir ve yapılan bildirimi açacak ve daha anlaşılır ve sonuca yönelik hale getirebilecek soruları bilgiyi ileten kişiye yöneltebilecek bir personel seçilmelidir. Bu personelin kurum içinde tanınan ve güven yaratmış biri olması da hattan elde edilebilecek faydayı artıracaktır. Çünkü bildirim yapmak isteyen personel, bazı konularda yüz yüze aktarımda bulunmayı da tercih edebilir. Bu tür konular kurumların etik kültür birikimi açısından önemli konular olup, nasıl sonuçlandırıldığı kurumun etik kültürünü doğrudan etkileyebilir.

 

Neticesinde iletilen etik konular hususunda, görev yapılan kurumun saygınlığının korunması, paydaş menfaatinin gözetilmesi ve adaletin sağlanması prensiplerine göre görev yapan[1] bu ilkeleri içselleştirmiş kişilerce değerlendirme yapılmalı ve bildirimler sonuçlandırılmalıdır.

 

Hattın işleyişine dair oluşturulan ana ve tali prosedürlerde, iyi niyetli bildirimleri kısıtlayamayan, paylaşımcılığı artırabilecek ifadelere yer verilmesi önerilir. Bu noktada istihbarat mantığı ile ilerlemek ve iletilen hususu, bir bilgi kırıntısı bile olsa alıp, farklı bilgilerle ilişkilendirip “amaca yönelik kullanılabilir bir bilgi” diğer bir ifadeyle  bir “kurumsal istihbarat” biçimine getirme hali söz konusu olabilir.

 

Yine prosedürlerde, personelin bildirimde bulunmasının dürüstlük kuralı çerçevesinde yapılması durumunda İş Kanununa göre işçinin sadakat ve sır saklama yükümlülüğünün ihlali olmadığı[2] tam aksine işverenin ya da yönetimin bunu desteklediği ancak kötü niyetli girişimlerin olumlu değerlendirilmeyeceğine yer verilmelidir.

 

Bildirimde bulunan kişinin kimliğini açık şekilde ifade etmesinin istenmemesi; kişiye değil kanıtlara odaklanılmasının; diğer bir deyişle doğru bilgi/belge sunulmasının altının çizilmesinin faydalı olacağı kanaatindeyiz.

 

Ek olarak “misillemenin önlenmesi” amacıyla hazırlanmış bir prosedürün olması da gereklidir.

 

Toparlamak gerekirse, etik hattın işleyişine (bilgilerin alınması, kaydedilmesi, işlenmesi ve iletilmesine) ilişkin prosedür, misillemenin önlenmesi prosedürü, iç soruşturma prosedürü, disiplin prosedürü, personel yönetmeliği gibi temel prosedürler ile bu hattın işleyişi, iletilen bilgilerin değerlendirilmesi, yönetilmesi ve gözetimi süreci düzenlenmelidir.    

 

Etik hattın kurulacağı/kurulduğu kurumun faaliyet gösterdiği sektör, personel eğitim düzeyi, kurumun faaliyet sahasının global/yerel bazdaki büyüklüğü vb. bir çok faktör hattın hem tanıtımında hem işletilmesinde farklı yaklaşımların bir arada düşünülmesini de getirebilecektir. Zira global işletmelerde farklı lokasyonlarda farklı kültürel özellikler bulunması, hattın tanıtılması ve bildirimde bulunmanın teşvik edilmesinde farklı yaklaşımları gerekli kılabilecektir.

 

Yine saha yapılanması geniş olan kurumlarda da hattın tanıtımında sadece poster veya e-posta değil; SMS vb. araçların da kullanımı söz konusu olabilecektir.

 

Oryantasyon sürecinden başlayarak, dönem dönem etik hattın varlığı, etik ilkeler, ikircikli durumlarda doğru yolun seçilmesi vb. ile ilgili mevzuat bilgisi personele hatırlatılmalıdır.

 

Etik hatta gelen konulara ve bu konular ile ilişkili bilgilere sadece belirli ve az sayıda kişinin erişebilmesi bilinen bir husustur. Bu noktada, ulaşan bilgilerin bir kişi tarafından değerlendirilmesinden, bir grup tarafından (kurul, komite, komisyon vb. tarafından) değerlendirilmesine kadar çeşitli yaklaşımlar söz konusu olabilir.

 

Gelen bildirim hakkında nasıl bir aksiyon alınacağı (herhangi bir birime yönlendirme ya da inceleme başlatma vb.)   genelde bu değerlendirmenin odak noktası olmaktadır. Burada bir grup tarafından değerlendirme yapılabileceği gibi gruba gerek olmaksızın tarafımızca risk bazlı bir bakış açısının da (ilerleyen dönemde belki yapay zeka destekli de olabilir) faydalı olabileceği kanaatine varılmıştır.

 

Nihayetinde bu durum kurumun ihtiyaçlarına göre belirlenmektedir. Burada önem arz eden ana hususun; bildirimin alınması, kaydedilmesi, tarafsızca değerlendirilmesi, işlenmesi,  girdi haline getirilmesi, kullanılması ve sonuca ulaşılması sürecinin en kaliteli şekilde (kesintisiz erişim, gizlilik ve sonuç odaklılık ilkeleri gözetilerek) yürütülmesi olduğunun altı çizilmelidir.

 

Etik hat konusunda, dışarıdan hizmet alımı da olumlu sonuçlar yaratabilir. Bir çok tanınmış firma bu hizmeti vermektedir.  Bu hizmetten yararlanıldığında, gelen çağrıların karşılanması ve geri dönüş sağlanması (7/24 çalışma esası vb.) gibi hususlar başta olmak üzere, bir çok hususta daha iyi sonuç alınması mümkün olabilir. Bu noktada belirleyici olacak husus, hiç şüphe yok ki kurum kaynakları olacaktır.

 

İç kaynaklarla bir etik hat işletmenin bir çok avantajı olduğu gibi dezavantajı da bulunmaktadır. Bunların başında bu alanda eğitim verilmiş bir personelin mevcut olması, bu personelin yapıyı iyi tanıması, çağrıları profesyonelce karşılaması, karşı taraftan mümkün olduğu kadar çok bilgiyi toplamaya gönüllü olmak, soyut iddiaları somutlaştırabilme amacıyla görüşmeyi yönlendirebilme gibi niteliklerin her zaman tek bir personelde toplanamaması belirtilebilir. Ayrıca bu hatların amacı dışında kullanımı da söz konusu olabilmektedir.  Örnek olarak; bir personeli karalamak maksadıyla kullanılması, bir personel ya da müşteri şikayeti için kullanılması verilebilir.

 

Özetlemek gerekirse, etik hatlar kurumların çeşitli şekillerde gerçekleşmiş/gerçekleşebilecek ihlallerin tespitinde çok faydalı sonuçlar üretebilecek iletişim kanallarıdır.  Bu kanalların tesisi sırasında gerekli iç kontrol düzenlemelerinin de yapılması ve yeterli personel kaynağıyla yönetilmesinin işin omurgası olduğu belirtilmelidir.

 

Saygılarımızla.

 

 

 

DİPNOT VE KAYNAKLAR

 

[1] Detay için bknz. Hasan Onur ÇOLAK, Kutunun Dışında Bir Yaklaşım, INmagazine, Sayı:30, 2023, ss. 12-17, s.17.

[2] Detay için bknz. Büşra Gizem ÜNER, İfşa ve İhbar Hakkı, Anadolu Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, Cilt:10, Sayı:2, Temmuz 2024, ss.775-795, s.792.